يقول الإمام ابن فرحون عن الشاهد وتعريفه عند القاضي أو الموثق: "ينبغي للقاضي إذا شهد الشاهد عنده أن يكتب شهادته، واسمه ونعته وقبيلته، ومسكنه ومسجده الذي يصلي فيه، والسنة والشهر الذي شهد فيه، ثم يرفع ذلك عنده ويودعه في ديوانه، فقد يحتاج المشهود له إلى شهادته، فربما زاد الشاهد منها أو نقص، وفائدة تسميته ونعته أنه قد يتسمى له أحد بغير اسمه، ممن هو في الناس عدل، فإذا سأل عنه وبعث السؤال إلى مسجده ومسكنه بالاسم والنعت والنسب. كشف بالسؤال شخصية المنتحل، وتحقق من شخصية كل طالب" [١٧] ، وهذا واجب مناط بكل كاتب قاضٍ أو كاتب عدل أو كاتب ضبطٍ أو غيرهم.
الشرط الثالث:
أن تكون الوثيقة مشتملة على تعريف المتصَرّف فيه من مبيع أو مستأجر أو مرتهن وغير ذلك، فإذا كان عقاراً كان لابد من أن يُعرفه بذكر حدوده الأربعة، ثم يذكر مكانه في المدينة أو القرية أو البلدة ثم يذكر المحلة، ويذكر السكة التي يطل عليها، مبتدءاً من الأعم ثم الأخص؛ لأن العام يتميز بالخاص دون العكس، ثم يكتب الحدود الأربعة من الجهات الأربع، حتى يكون التعريف به حاصلاً على جميع أقوال الأئمة، وإن كان هنالك خلافٌ واقعٌ بينهم؛ لأن بعض الفقهاء قد يكتفي بذكر ثلاثة ويكون الرابع بمسامتة أحد الحدين المقابلين له، ولكن الوثيقة يأخذ فيها بجانب أحوط الوجوه، ويتحرز فيها عن الخلاف، ثم يشرع في وصفه ووصف حدوده وصفاً شاملاً مانعاً من الاشتباه بغيره.
وإذا كان المتصرف فيه عقاراً بأنواعه المختلفة من الدور والمزارع والدكاكين والأسواق ونحو ذلك فعل مثل ما فعل في العقارات مما مضى بيانه.