قال المقرّ الشّهابيّ بن فضل الله في كتابه «التعريف» : والصدر نحو العبد أو المملوك أو الخادم يقبّل الأرض، أو العتبات، أو مواطيء المواقف أو غير ذلك. ويخاطب الخليفة في أثناء الكتاب بالدّيوان العزيز، وبالمواقف المقدّسة أو المشرّفة، والأبواب الشريفة، والباب العزيز، والمقام الأشرف، والجانب الأعلى أو الشريف، وبأمير المؤمنين مجرّدة عن سيدنا ومولانا، ومرة غير مجرّدة مع مراعاة المناسبة والتسديد والمقاربة. ويختم الكتاب تارة بالدعاء، وتارة «بطالع» أو «أنهى» أو غير هما مما فيه معنى الإنهاء.
قال: واختلف فيما يخاطب به المكتوب عنه عن نفسه؛ فكتب صلاح الدين بن أيوب «الخادم» وكتب بنوه والعادل أخوه «المملوك» وكتب الكامل بن العادل «العبد» وجرى على هذا ابنه الصالح. وكتب الناصر بن العزيز «أقلّ المماليك» وكتب الناصر داود «أقلّ العبيد» وكان علاء الدين خوارزم شاه يكتب «الخادم المطواع» وتبعه على ذلك ابنه جلال الدين، وكانت أمّ جلال الدين تكتب «الأمة الداعية» . هذا على شمم أنوف الخوارزمية وعلوّ شأنهم.
وعنوان هذه المكاتبات على اختلافها «الديوان العزيز، العالي، المولويّ، السيديّ، النبويّ، الإماميّ، الفلاني (بلقب الخلافة) أدام الله أيّامه، أو خلد الله أيامه، أو أدام الله سلطانه» على مناسبة ما في صدر الكتاب.
ثم هو على ستة أساليب:
الأسلوب الأوّل (أن تفتتح المكاتبة بالدعاء للديوان العزيز)
قال في «التعريف» : والمراد بالديوان ديوان الإنشاء؛ لأنّ المكاتبات عنه صادرة وإليه واردة. قال: وسبب مخاطبتهم بالديوان الخضعان عن مخاطبة الخليفة نفسه، ويكون الدعاء للدّيوان بما فيه معنى دوام العزّ والسلطان وبسط الظّلّ وما أشبه ذلك، مثل: أدام الله أيام الديوان العزيز، أو أدام الله سلطان