والتسجيل على الحاسبات الآلية يتيح الفرصة للمرشد أو لمدير الحالة Case manager أن يفتح ملفا للحالة يسجل فيه البيانات التي يحتاج لتسجيلها, وقد ينتهي الأمر إلى إمكانية الحصول على تقرير نهائي, وتقارير مرحلية للحالة عن طريق برامج تعد لذلك.
نصائح للمرشدين, والمعالجين حول تسجيل المعلومات:
١- التسجيل وسيلة حضارية تساعدك على حفظ المعلومات.
٢- لا تعتمد على الذاكرة للاحتفاظ بالمعلومات.
٣- المعلومات غير المفيدة أو المتكررة لا داعي لتسجيلها إلا إذا كان هناك ما يدعو لذلك.
٤- استخدام الوسائل السمعية "الصوتية" والبصرية "الصورة". لتسجيل المعلومات يجب أن يؤخذ له احتياطات خاصة, ومنها أن يكون التسجيل معلوما للمسترشد "ظاهرا", وأن يكون بموافقته.
٥- يجب ألا تؤجل تسجيل المعلومات لفترة طويلة, تكون معرضة فيها لأن تطوى في إطار النسيان.
٦- جميع أنواع التسجيل تحتاج إلى تأمين؛ لسرية المعلومات.
٧- إذا كنت تشترك في نظام معلومات مع وحدات أخرى أو متخصصين آخرين, فيجب أن تتأكد من أن سرية المعلومات متوفرة, وأن هذه المعلومات مؤمنة ولا تتاح للآخرين تحت أي ظرف.
٨- عند وجود رقم خاص للحالة في الهيئة التي تعمل بها, أو معلومات موصفة للحالة, فأنت ملزم باستخدامها ولا تبتكر أنت مواصفات خاصة.
٩- لا تتح أية معلومات لأي شخص أو جهة إلا بعد استيفاء شروط السرية, ومنها الموافقة الكتابية من المسترشد "للراشدين" أو ولي أمره "للأطفال".