وقد يبتكر المرشد أو المعالج مجموعة من السجلات "الدفاتر" التي تساعده في عمله كسجل العناوين وأرقام التليفونات الخاص بطلاب المدرسة؛ لاستخدامه عند الطوارئ, وكذلك دفتر أبجدي للتعرف على سابقة تقديم خدمة لأحد المتقدمين والرجوع إلى ملفه أو سجله, خاصة مع كبر حجم المخدومين.
ونعود فنقول مرة أخرى: إن جهات الاختصاص قد تفرض الاحتفاظ بسجلات معينة, ويمكن اعتبار هذه السجلات سجلات رسمية تعامل معاملة السجلات الوثائقية التي قد يرجع لها بعد سنوات. كما أنه لا يجوز الشطب أو التغيير أو المحو منها, وقد تختم بخاتم الجهة الإدارية الرقابية وترقم بمعرفتها. ومثل هذه السجلات يجب الاهتمام بها وتجليدها بشكل يناسب كثرة استخدامها والرجوع إليها, كما يجب تسجيل تاريخ بدء العمل بها بشكل رسمي وعند انتهاء صفحات أحد هذه السجلات يكتب عليه من الخارج بيانات عامة مثل:
سجل قيد الحالات
الفترة من ١/ ١/ ١٩٨٨ - ٣١/ ١٢/ ١٩٨٨
المسلسل من ١-٣٠٠
كما يحسن استخدام أحد أنظمة الحفظ مثل التصوير بطريقة الميكروفيلم, أو التخزين على أسطوانة للحاسب الآلي, أو غير ذلك من أنظمة الحفظ. كما يجب التعامل مع مثل هذه السجلات بشكل رسمي وتسليمها للمختص كعهدة يسأل عنها.
أما السجلات الفنية, والتي تشتمل على معلومات أساسية وتاريخية عن الفرد مثل السجل الشامل للطلاب, فهذه يحتفظ بها المرشدون عادة في مكاتبهم في أماكن مخصصة للحفظ, ولا يجوز لغيرهم أو لغير ذوي الصلاحية الاطلاع عليها, كما ينبغي وضع برنامج مناسب لتأمين مثل هذه السجلات.
كذلك فإن السجلات أو الدفاتر المساعدة, وهي التي يطورها المرشد أو المعالج لتساعده في اختصار بعض الخطوات أو تقليل الوقت أو الجهد, فإنها خاصة بالمرشد, ولكن عليه أيضا أن يعنى بحفظها وعدم وصولها إلى غير المختصين.