يمكن لأحد أن يجمع هذه الرسائل المرسلة إلى الجهات المختلفة إن لم يكن هناك صورة محفوظة منها لدى الصحابة.
ولعل من المفيد أن نذكر أن عمر في خلافته كان يحتفظ بجميع المعاهدات والمواثيق التي أخذت من الأشخاص المرموقين «١» ، حتى ما مضى على وفاة النبي ﷺ ربع قرن حتى أصبح في المدينة «بيت القراطيس» الذي كان ملصقا بدار عثمان»
، وهو ما يمكن تسميته بأمانة السّر للدولة الإسلامية.
وراعى النبي ﷺ كون الرسائل الرسمية لا تقبل إلا إذا كانت مختومة، فاتخذ النبي ﷺ خاتما، ثم أمر ألّا ينقش على نقشه أحد حتى تتميز المراسلات الرسمية، ولا تخضع لعمليات التلاعب والغش والتزوير، ويتضح هذا من رواية البخاري (ت ٢٥٦ هـ) من قول أنس بن مالك (ت ٩١ هـ) : اصطنع رسول الله ﷺ خاتما فقال: «إنا قد اصطنعنا خاتما، ونقشنا فيه نقشا فلا ينقشن عليه أحد» «٣» .
ويظهر أن حفظ الخاتم أصبح وظيفة إدارية يقوم بها أحد الصحابة، ذكر ابن عبد البر (ت ٤٦٣ هـ) في ترجمته لمعيقيب بن أبي فاطمة قال: «كان على خاتم النبي ﷺ يحفظه» «٤» ، وهذا ما يدل على حرص الرسول ﷺ على الإفادة من الوسائل والرسوم المعاصرة ما دامت لا تتعارض وأحكام الشريعة وروحها العامة.
ونتخلص من الروايات التي بين أيدينا أن الرسول ﷺ أرسل بعض الرسائل مغلقة وختم على ظهر الرسالة بحيث تصبح مغلقة، فلا يفتحها إلا صاحبها، ذكر ابن سعد (ت ٢٣٠ هـ) أن النبي ﷺ بعث عمرو بن العاص (ت ٤٣ هـ) إلى جيفر وعبد ابني الخلندي. قال عمرو: «فدخلت عليه فدفعت إليه الكتاب مختوما ففض خاتمه وقرأه» «٥» . والظاهر أنهم كانوا يطوون الكتاب ويجعلون عليه شيئا رطبا كالعجين