ولعل التعريف المختار- والله أعلم- هو أنه: "علم يضبط أنواع المعاملات والتصرفات بين شخصين أو أكثر، على وجه يضمن تحقيق الآثار المترتبة عليها، ويكسبها قوة الإثبات عند القاضي» (١)، واخترناه لما يلي:
١ - أن التعريف الأول عام بين الحقوق واستيفاء الحقوق، ولم يبين أركان التوثيق.
٢ - التعريف الثاني والثالث لم يذكر فيهما أركان التوثيق، ولم يكونا جامعين مانعين.
٣ - أن التعريف المختار ذكر أركان التوثيق إضافة إلى الآثار المترتبة عليه.
ويسمى الفقهاء علم التوثيق بعلم الشروط والمحاضر والسجلات.
أما الوثيقة لغة: فإنها ترجع إلى المعنى السابق ذكره؛ لأنها من نفس مادة وثق.
وأما اصطلاحًا: فهي الورقة التي يُدوَّن فيها ما يصدر من شخص أو أكثر من التصرفات والالتزامات أو الإسقاطات أو نحو ذلك، على وجه يجعلها منطبقة على القواعد الشرعية، ومستوفية لجميع الشروط التي اشترطها الفقهاء لجعل هذا المدون بعيدًا عن الفساد (٢).